Videoconferencing is een goed alternatief voor fysieke meetings. Maar waar je bij fysieke vergaderingen direct ziet wie deelneemt en het duidelijk is wie wanneer welke rol heeft, is dat bij online meetings anders. Hoe zorg je ervoor dat je op een prettige en veilige manier online samenwerkt? Microsoft Teams is hiervoor de beste oplossing. ClickOn geeft je 7 tips.
Tip 1: Bepaal als organisator wie mag deelnemen
Je wil niet dat zomaar iedereen kan deelnemen aan jouw online vergadering. Als organisator bepaal je zelf wie aan de meeting mag deelnemen. Ook is het mogelijk te voorkomen dat deelnemers uit de vergadering stappen. Handig bij grote vergaderingen waarbij een groot deel van de deelnemers vooral toehoorder is.
Tip 2: Beperk onderbrekingen door het dempen van deelnemers
Niks is zo vervelend als ongewenste verstoringen van een online vergadering. Of dit nu bewust of per ongeluk is. Als organisator van de vergadering kun je individuele deelnemers of een hele groep dempen als zij zelf hun microfoon niet op dempen hebben gezet.
Tip 3: Bepaal de rollen van deelnemers
Als organisator bepaal je de rollen van deelnemers. Alleen een presentator mag inhoud presenteren of het scherm delen met de andere deelnemers. De rollen kun je vooraf maar ook tijdens een vergadering aan- en uitzetten. Zo houdt de organisator optimaal controle en is duidelijk wie aan het woord mag zijn.
Tip 4: Beëindig de Teams-vergadering gelijktijdig voor alle deelnemers
Het gelijktijdig en in één keer beëindigen van een vergadering voor alle deelnemers heeft de organisator ook in de hand. Voorkom dat er deelnemers blijven hangen en beëindig de meeting voor iedereen op hetzelfde moment door niet te kiezen voor ‘vergadering verlaten’ maar voor ‘vergadering beëindigen’. De virtuele vergaderruimte is dan direct voor iedereen gesloten.
Tip 5: Creëer een team met verhoogde beveiliging
Wordt er tijdens een online meeting bedrijfsgevoelige informatie gedeeld, dan is het mogelijk de teamvergadering nog beter te beveiligen. Dit kan door het toepassen van een gevoeligheidslabel.
Tip 6: Maak een privékanaal aan
Soms wil je bepaalde informatie alleen delen met enkele mensen binnen een team. In plaats van het aanmaken van een heel nieuw team kun je een privékanaal aanmaken. Dit kanaal is alleen toegankelijk voor een geselecteerd aantal deelnemers. Je kan maximaal 250 deelnemers toevoegen aan een privékanaal.
Tip 7: Bescherm gevoelige gegevens
Microsoft Teams maakt het mogelijk gevoelige gegevens te beschermen. Zo voorkom je het per ongeluk of opzettelijk delen van gevoelige informatie door het blokkeren terugsturen van berichten die voldoen aan de criteria voor gevoelige informatie. In een link bij het geretourneerde bericht is te lezen waarom het bericht wordt gezien als bedrijfsgevoelig.
Wil je meer weten over de mogelijkheden van Microsoft Teams? Kijk dan op deze pagina en neem contact met ons op.
