Deze website maakt gebruik van cookies

Deze website gebruikt cookies. Door gebruik te maken van deze website, geef je aan akkoord te zijn met het gebruik van cookies.

Sluiten

7 tips voor een succesvolle meeting op afstand

29 oktober 2020

Communiceren tijdens online meetings. We worden er steeds beter in. De instellingen hebben we goed afgesteld, we zijn zonder onderkin zichtbaar in beeld en het knopje ‘mute’ hebben we gevonden. Er is nog wel een aantal andere zaken die bijdragen aan een succesvolle meeting op afstand. Wij zetten deze tips graag voor jou op een rijtje.

1. Zorg voor een goede voorbereiding

Voordat de online meeting begint, is het zaak goed voorbereid te zijn. Weet je hoe het geluid werkt, hoe je de meeting eventueel kunt opnemen en hoe je je scherm deelt? Waarschijnlijk weet jij dit inmiddels feilloos, maar is jouw klant, leverancier of andere gesprekspartner er nog onbekend mee. Stuur dan eventueel een mail met afspraken en informatie over de videoafspraak.

2. Kleed het gesprek goed in

Vergeet de smalltalk niet aan het begin van de afspraak. Bij online meetings wordt dit deel vaak overgeslagen en gaat men gelijk over tot de orde van de dag. Begin het gesprek luchtig en vraag naar eens naar het weekend of de vakantie. Zo houd je de conversatie menselijk.

3. Wijd niet te veel uit

Wees duidelijk in wat je wilt vertellen en draai niet te lang om je boodschap heen. Overleggen op afstand en via video vergt een andere concentratieboog dan live meetings. Om er zeker van te zijn dat je je doel haalt, is het goed om dit (na de smalltalk) zo snel mogelijk te bespreken.

4. Herhaal het gesprek en stel vragen

Bij een online meeting is er een kans dat je de boodschap van je gesprekspartner verkeerd opvangt of begrijpt. Herhaal bij twijfel wat er is gezegd, stel controlevragen en vat het gesprek kort samen.

5. Wees niet bang om aantekeningen te maken

Veel mensen krijgen bij een online meeting het gevoel dat ze naar het scherm moeten blijven kijken, terwijl je bij fysieke gesprekken de andere persoon ook niet continu aankijkt. Soms kan het helpen om even ergens anders heen te kijken om geconcentreerd te kunnen blijven luisteren naar je gesprekspartner of wil je aantekeningen maken. Wees niet bang even van het scherm weg te kijken en geef aan dat je aantekeningen maakt.

6. Minimaliseer ruis of andere storende factoren

Vermijd alles wat kan leiden tot concentratieverlies, zoals storende apparaten of een vervelend achtergrondgeluid. Houd rekening met hoe jouw achtergrond eruitziet. Dit kan al snel een storende factor zijn voor jouw gesprekspartner. In sommige videoconferencingtools is het mogelijk om een eigen achtergrond in te stellen. Ook zijn er speciale noise reduction tools beschikbaar. Zo creëer je een rustige gespreksomgeving.

7. Kies voor de juiste tools

Clickon helpt jou graag bij het installeren van een passend systeem. Wij zorgen voor een snel en veilig netwerk, de juiste tools voor videoconferencing, maar trainen medewerkers ook in het goed gebruiken van de tools. Meer weten? Neem contact op!