Deze website maakt gebruik van cookies

Deze website gebruikt cookies. Door gebruik te maken van deze website, geef je aan akkoord te zijn met het gebruik van cookies.

Sluiten

Caught on camera!

18 oktober 2016

Caught on camera!

In een vorige blog hebben we een pleidooi gehouden voor het fenomeen videoconferencing. Omdat we serieus rekening houden met de mogelijkheid dat een enkeling onder onze bloglezers niet dezelfde dag nog actie heeft ondernomen, willen we u de volgende vraag voorleggen. Wat nu als een van uw belangrijke klanten erop staat een virtuele vergadering met u te houden?

Om te voorkomen dat uw reactie dezelfde is als de dame op de foto, hebben we een aantal aantal praktische do’s en don’ts voor u op een rijtje gezet.

Do:

  • Doe ter voorbereiding op het ‘echte werk’ eerst (intern) een proefvergadering. Indien er onverhoopt met een gratis product als Skype wordt gewerkt, moet u eerst een eigen account aanmaken.
  • Zorg ervoor dat iedere deelnemer oog- c.q. cameracontact kan maken en gedraag u verder zoveel mogelijk als tijdens een traditionele vergadering. U wordt echt niet meer of anders bekeken dan bij een traditionele meeting!
  • Maar ook: stel een persoon aan die de vergadering leidt, laat iedereen zichzelf kort voorstellen en noem de naam van degene die u iets wilt vragen.
  • Controleer je microfoon voor de meeting en probeer hem op mute te zetten wanneer u niet aan het woord bent om achtergrondgeluiden te blokkeren.
  • Draag kleding met rustige tinten, gemengde kleuren, pastelkleuren, donkere kleuren als bruin en zwart, effen tinten, natuurlijke kleuren of blauwtinten.
  • Stel iemand aan die een verslag van de vergadering maakt en stuur die na de meeting rond.
    Evalueer de virtuele vergadering direct na afloop en vraag deelnemers of zij verbetersuggesties hebben.

Don't:

  • Ga nooit met uw rug naar het licht zitten en vermijd een witte achtergrond.
  • Overhemden met dunne streepjes of kleine ruitjes zijn een absolute ‘no go’. Beeldchips van camera’s hebben soms moeite met het juist registreren van deze patronen.
  • Voorkom – vaak onbedoelde – bijgeluiden die storend kunnen zijn voor uw virtuele gesprekspartner(s). Denk aan tikken op de tafel, klikken met een pen maar ook aan rinkelende sieraden, ritselende kleding en geluiden op de achtergrond.
  • Negeer mails of appjes die tijdens de vergadering binnen komen. Anderen zien namelijk meteen of u afgeleid bent en dat levert doorgaans weinig waardering op. Kijk om dezelfde reden bij voorkeur in de camera en niet naar uw eigen schermpje (hoe mooi u natuurlijk ook bent).


Omdat videoconferencing in het begin dus even wennen kan zijn, zit niemand te wachten op haperend beeld en/of geluid of zelfs een verbroken verbinding. Bij professionele, stabiele oplossingen als Lifesize is die kans gelukkig gering. Bij gratis diensten is die kans beduidend groter. U heeft dan wel een goed excuus om eens lekker tegen die leuke collega aan te schurken omdat u anders niet in beeld bent. Omdat dergelijke producten er regelmatig uit klappen kunt u daar ook nog eens extra lang van genieten! De keus is aan u.

Een laatste do die we u willen meegeven is het bekijken van een (zeer) ludiek filmpje op YouTube dat vooral gaat over de don’ts van zowel telefonisch vergaderen als videoconferencing. Mocht u hierna nog steeds niet helemaal zeker zijn van uw zaak, dan kunnen we altijd nog een (online) workshop voor u regelen!

Contact

Wilt u meer weten over onze diensten op het gebied van telefonie, videoconferencing en/of andere (cloud) IT-diensten? Neem dan contact op met ClickOn. Liever een gezicht erbij?

Contact