Thuiswerken: tijd om samenwerken op afstand stabiel en toekomstgericht in te richten

De zomervakantie is ten einde. Veel bedrijven en organisaties kiezen er nog steeds voor hun medewerkers deels of volledig thuis te laten werken. We hebben inmiddels ervaring opgedaan met thuiswerken. Nu het erop lijkt dat thuiswerken onderdeel blijft uitmaken van de werkrealiteit, is het hoog tijd hier goede basisvoorzieningen voor te treffen.

Veel bedrijven hebben aan het begin van de corona-crisis gekozen voor snelle, ad hoc oplossingen om hun medewerkers thuis te kunnen laten werken. Nu thuiswerken voor een deel een standaard wordt, is het goed om nog een keer kritisch naar die oplossingen te kijken.

Belangrijk is dat de voorzieningen voor videoconferencing op alle locaties kwalitatief goed zijn. Dit geldt dus voor kantoorlocaties en voor de werkplekken bij de medewerkers thuis. In het begin van het verplichte thuiswerken, accepteerden we nog wel de hakkelende beelden en het wegvallen van geluid. Wordt samenwerken op afstand de norm, dan gaat dat steeds meer storen. Je werkt niet efficiënt.

Let naast de kwaliteit ook op de veiligheid van de verbinding.

Er zijn verschillende systemen waarmee je op afstand goed samen kan werken. Denk aan online videoconferingtools zoals Office 365, Microsoft Teams of Lifesize. Ook voor telefonie zijn er goede systemen beschikbaar, zoals 3CX. Kies voor een betrouwbare oplossing en richt dit ook goed in.

Om de kwaliteit van je videoconferentie echt optimaal te maken, is het verstandig na te denken over het toevoegen van extra camera’s of het koppelen van een conferentietelefoon. Zo creëer je het gevoel dat je gesprekspartner naast je zit en niet heel ergens anders. Ook filter je achtergrondgeluiden uit je meeting, zoals langslopende collega’s, spelende kinderen of de blaffende hond van de buren.

Werkt een deel van de medewerkers op kantoor en een ander deel thuis, dan is het ook goed om de situatie op kantoor nog een keer goed onder de loep te nemen. Zo zou je bijvoorbeeld een conference room kunnen inrichten voor medewerkers die online samenwerken met hun thuiswerkende teamleden of videobellen met klanten en leveranciers.

Ga ook hierbij na of de internetverbinding goed en stabiel is, of er goede camera’s en speakers zijn en of de juiste software beschikbaar is.

ClickOn kijkt met je mee of je de juiste tools in huis hebt, richt veilige en stabiele (wifi)netwerken in en adviseert over het inrichten van de werkplekken. Wil je je medewerkers trainen in samenwerken op afstand? Wij verzorgen dit graag voor je.