Werk nog efficiënter met deze Microsoft Teams tips

16 augustus 2021

Microsoft Teams verbindt mensen. Waar je je ook bevindt, met Microsoft Teams ben je snel, eenvoudig, veilig en via elk type device bereikbaar. Met Microsoft Teams ben je altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in een project en werk je eenvoudig real time samen met collega’s of klanten. Wij geven je een aantal tips om nog optimaler te werken met Microsoft Teams.

Creëer een menselijke ontmoetingservaring

Met Microsoft Teams kun je een meer natuurlijke en menselijke ontmoeting creëren door de Together Mode. Hiermee groepeer je de deelnemers aan de vergadering of webinar virtueel in dezelfde ruimte.

In de Gallery view breng je tot wel 49 deelnemers virtueel samen. En met de Dynamic View is het mogelijk het screen sharen en de feed te beheren van de aanwezigen.

Maak de gesprekken levendig

Gebruik emojis om reacties en gevoelens te uiten via de chat zonder dat je hiermee een vergadering onderbreekt. Zo stoor je de spreker niet direct, maar is het wel mogelijk een idee of reactie te delen. Inmiddels zijn er meer dan 800 emoji beschikbaar.

Maak online meetings effectiever

Online vergaderen vergt meer energie dan fysieke vergaderingen. Zorg er daarom voor dat je goed bent voorbereid op de vergadering en bundel informatie om het goed te kunnen delen. Gebruik onderdelen van Microsoft Teams om de betrokkenheid van deelnemers te vergroten: gebruik achtergrondvervaging, het Whiteboard, digitaal opsteken van je hand en de live chat.

Verbeter de samenwerking

Met Microsoft Teams is het veilig en eenvoudig mogelijk om vanaf iedere locatie met anderen samen te werken aan een project. Microsoft Teams heeft handige features die daarbij helpen. Zoals het tegelijk met meer mensen aan hetzelfde document werken, het delen van bestanden in kanalen, tijdens vergaderingen en chats, maar ook door deze rechtstreeks te uploaden in Teams.

Wil je eens creatiever vergaderen, gebruik dan Microsoft Whiteboard. Op dit virtuele plakbord is het mogelijk notities en tekst toe te voegen. Leuk voor een online brainstorm!

Beheer afwezigheid

Het gevaar van online samenwerken met een tool als Microsoft Teams, is dat men het gevoel kan krijgen altijd bereikbaar te moeten zijn. Het is echter veel efficiënter om momenten te blokken in de agenda waarop je even niet bereikbaar bent. Dan kun je in rust dingen uitwerken en voorkom je stress. In Teams kun je in deze tijden de meldingen dempen zodat je ook echt niet wordt gestoord. Net als in Outlook, kun je ook in Teams een automatisch afwezigheidsbericht instellen.

Werk efficiënter 

Gebruik handigheidjes die beschikbaar zijn in Microsoft Teams en werk zo efficiënter. Bekijk taken die in To-Do of Outlook staan met de Tasks applicatie in Teams. Snel reageren via de chat? Stel korte berichten vooraf op die je eenvoudig deelt zonder deze berichten iedere keer te moeten tikken.

Vereenvoudig dagelijkse activiteiten

Neem betere beslissingen door dagelijkse activiteiten, bedrijfsprocessen en routinetaken te automatiseren. In Power Apps zijn routineprocessen te automatiseren en van een structuur te voorzien. Met de Power BI-app is het mogelijk gegevens en rapportages te integreren en deze inzichten direct te delen in Teams. Het automatiseren van taken, workflows, aangepaste berichtacties en het automatisch plaatsen van berichten kan via Power Automate. 

Werk vanaf verschillende apparaten

Met Microsoft Teams kun je werken vanaf verschillende apparaten: laptop, desktop, tablet of telefoon. Daarnaast kan het zijn dat je de ene keer thuis, een andere keer onderweg inlogt en een derde keer juist op kantoor werkt. Dat is geen probleem met Microsoft Teams. Alles wat je doet, wordt direct gesynchroniseerd. 

Begin vandaag nog met efficiënt en effectief samenwerken 

Overtuigd van de meerwaarde van Microsoft Teams? Maak dan een vrijblijvende afspraak met een van de Microsoft Teams-specialisten van ClickOn. Wij helpen je graag aan het werk te gaan met Microsoft Teams.