NIS2 voor administratiekantoren

Administratiekantoren vallen niet rechtstreeks onder NIS2. De verplichtingen bereiken administratiekantoren via hun klantenportefeuille: zit daar een gemeente, zorginstelling of andere NIS2-plichtige organisatie in, dan is het kantoor onderdeel van diens toeleveringsketen. ClickOn, managed service provider (MSP) voor het MKB en zelf ISO 27001-gecertificeerd sinds 2021, levert compliant werkplekbeheer dat de NIS2-maatregelen standaard ingebouwd heeft.

Vallen administratiekantoren onder NIS2?

Administratiekantoren vallen niet rechtstreeks onder NIS2. Administratieve dienstverlening staat niet in bijlage 1 of 2, ongeacht de omvang van het kantoor. De plicht ontstaat alleen indirect, via de opdrachtgever.

De keten is de route waarlangs NIS2 wel binnenkomt. Opdrachtgevers die zelf onder NIS2 vallen, moeten hun toeleveringsketen beheersen en leggen hun beveiligingseisen daarom contractueel door aan de bedrijven die voor hen werken. Dat gebeurt in deze situaties:

• Klanten met een eigen zorgplicht moeten hun toeleveringsketen beheersen en beginnen bij partijen die in hun financiële systemen kunnen.
• Bankkoppelingen en betaalbestanden: veel kantoren maken betaalbatches klaar of voeren ze uit. Daarmee raakt een incident direct het geld van de klant, niet alleen zijn gegevens.
• Toegang tot boekhoudomgevingen van klanten: je logt in op hun pakket. De omgeving is van hen, jouw account en apparaat staan in hun risicoanalyse. In de praktijk is dat de eerste vraag op hun beveiligingsvragenlijst.

Bij een administratiekantoor staat de volledige financiële huishouding van tientallen tot honderden bedrijven op één plek: omzet, marges, crediteuren en bankgegevens. Voor een aanvaller is dat efficiënter dan die bedrijven afzonderlijk benaderen. Daarom weegt de beveiliging van het kantoor zwaarder dan zijn omvang doet vermoeden.

Wat de Cyberbeveiligingswet verandert

Wat NIS2-plichtige opdrachtgevers van je eisen

NIS2-plichtige opdrachtgevers eisen van administratiekantoren aantoonbare beveiligingsmaatregelen, meestal als beveiligingsvragenlijst bij een aanbesteding of contractverlenging. De vragen komen telkens op hetzelfde neer:

• Multifactorauthenticatie (MFA) op alle accounts, ook voor uitvoerend personeel.
• Geteste back-ups van projectdata, calculaties en administratie, met een hersteltermijn.
• Tijdige updates en patching van werkplekken, servers en software.
• Toegangsbeheer: wie kan bij tekeningen, contracten en persoonsgegevens en wordt toegang ingetrokken bij uitdiensttreding.
• Incidentafspraken: bij wie meld je een hack of datalek en hoe snel.
• Steeds vaker een certificaat zoals ISO 27001 of in het MKB de NIS2 Supply Chain-certificering, als bewijs dat de maatregelen structureel geborgd zijn.

Een niet-ingevulde vragenlijst is genoeg om een bieding terzijde te laten leggen. Opdrachtgevers lopen zelf boete- en aansprakelijkheidsrisico onder NIS2, met boetes tot 10 miljoen euro of 2 procent van de wereldwijde jaaromzet voor essentiële entiteiten en 7 miljoen euro of 1,4 procent voor belangrijke entiteiten (NIS2-richtlijn, 2022). Dat risico nemen ze niet over van een leverancier die het bewijs niet heeft.

De ICT van een administratiekantoor en waar NIS2 die raakt

ClickOn beheert de digitale werkplek: Microsoft 365, de apparaten die eraan hangen en de accounts die erop inloggen. Dat is het deel van je ICT waar de beveiligingsvragenlijst van een opdrachtgever vrijwel volledig over gaat. Het boekhoudpakket, de klantomgevingen en het beleidswerk vallen erbuiten en dat staat hieronder net zo expliciet.

Wat je gebruikt	Waar de eis op landt	ClickOn
Microsoft 365: mail, dossiers en klantcommunicatie	Facturen, betaalopdrachten en jaarstukken lopen per mail. Een wijziging van een rekeningnummer vanuit een gekaapte mailbox is hier de klassieke fraude.	Beheerd
Laptops en telefoons bij de klant en thuis	Administratiewerk gebeurt op locatie en thuis, met klantdata op het toestel.	Beheerd
Accounts van medewerkers en tijdelijke krachten	Rond kwartaal- en jaarafsluiting werken tijdelijke krachten mee in klantdossiers. Aantoonbaar intrekken na afloop is een vaste vraag in elke vragenlijst.	Beheerd
Boekhoudpakketten en de administratieomgevingen van klanten	De kernsystemen waarin het werk gebeurt. De leverancier beveiligt de applicatie, jij bepaalt wie inlogt en met welke rechten.	Buiten scope, toegang wel beheerd
Bankkoppelingen en betaalomgevingen	Betaalbestanden en bankverbindingen van klanten, met eigen autorisaties bij de bank.	Buiten scope, toegang wel beheerd

De regel erachter is simpel: alles wat via een Microsoft 365-account bereikbaar is, richt ClickOn in volgens de norm en bewijst het maandelijks. Alles wat een eigen applicatie of installatie is, blijft van jou of van je leverancier, met uitzondering van wie er toegang toe krijgt en vanaf welk apparaat. Dat laatste is in de praktijk de helft van de vragenlijst.

Het ICT-deel van NIS2, aantoonbaar geregeld

Vraagt je opdrachtgever om bewijs? ClickOn richt het ICT-deel van je NIS2-traject in, of beheert je werkplekken met de maatregelen standaard ingebouwd.

Bekijk het NIS2-trajectBekijk werkplekbeheer

NIS2 ook voor andere branches in zakelijke dienstverlening

• NIS2 voor accountantskantoren
• NIS2 voor advocatenkantoren
• NIS2 voor arbodiensten
• NIS2 voor assurantietussenpersonen
• NIS2 voor auditbureaus
• NIS2 voor bedrijfsadviesbureaus
• NIS2 voor bedrijfsmakelaars
• NIS2 voor belastingadvieskantoren
• NIS2 voor callcenters
• NIS2 voor compliance adviesbureaus
• NIS2 voor deurwaarderskantoren
• NIS2 voor detacheringsbureaus
• NIS2 voor financieel adviseurs
• NIS2 voor hypotheekadviseurs
• NIS2 voor incassobureaus
• NIS2 voor inkoopadviesbureaus
• NIS2 voor interim managementbureaus
• NIS2 voor loopbaancoachingsbureaus
• NIS2 voor marktonderzoeksbureaus
• NIS2 voor mediationbureaus
• NIS2 voor notariskantoren
• NIS2 voor octrooibureaus
• NIS2 voor outplacementbureaus
• NIS2 voor pensioenadvieskantoren
• NIS2 voor recruitmentbureaus
• NIS2 voor re integratiebureaus
• NIS2 voor salarisadministratiekantoren
• NIS2 voor subsidieadviesbureaus
• NIS2 voor trainings en opleidingsbureaus
• NIS2 voor uitzendbureaus
• NIS2 voor vermogensbeheerders
• NIS2 voor vertaalbureaus

Andere normen die voor administratiekantoren meespelen

Naast de Cyberbeveiligingswet vragen opdrachtgevers en toezichthouders bij administratiekantoren regelmatig naar de normen hieronder. Ze overlappen met de maatregelen op deze pagina, maar hebben elk een eigen grondslag.

ISO 27001

ISO 27001 is de internationale norm voor informatiebeveiliging en het bewijsstuk dat opdrachtgevers het vaakst uitvragen. De norm toont aan dat maatregelen structureel geborgd zijn in plaats van incidenteel geregeld en overlapt grotendeels met de zorgplicht uit de Cyberbeveiligingswet.

AVG

In je dossiers zitten financiële gegevens van je klanten en persoonsgegevens uit hun crediteuren- en personeelsadministratie. De AVG verplicht tot passende technische en organisatorische maatregelen en geldt ongeacht de omvang van je kantoor. De Autoriteit Persoonsgegevens handhaaft bij een datalek als die maatregelen niet aantoonbaar zijn.

Veelgestelde vragen over NIS2 voor administratiekantoren

Valt een administratiekantoor onder NIS2?

Nee. Administratieve dienstverlening staat niet in bijlage 1 of 2 van de Cyberbeveiligingswet. De eisen komen binnen via de klantenportefeuille: zit daar een gemeente, zorginstelling of andere NIS2-plichtige organisatie in, dan ben je onderdeel van diens toeleveringsketen.

Waarom is een administratiekantoor een aantrekkelijk doelwit?

Omdat de volledige financiële huishouding van tientallen tot honderden bedrijven op één plek staat: omzet, marges, crediteuren en bankgegevens. Dat is efficiënter dan die bedrijven afzonderlijk benaderen.

Wat maakt betaalbestanden een apart risico?

Waar batches worden voorbereid of uitgevoerd, is een gecompromitteerde werkplek direct financiële schade bij de klant en niet alleen een gegevenslek.

Wat betekent inloggen op het boekhoudpakket van een klant?

De omgeving is van hem, maar jouw account en het apparaat waarmee je inlogt staan in zijn risicoanalyse. Dat is in de praktijk de eerste vraag op zijn beveiligingsvragenlijst.

Welk deel van de ICT van een administratiekantoor valt buiten de scope van ClickOn?

Buiten scope vallen de boekhoudpakketten en administratieomgevingen van klanten en de bankkoppelingen en betaalomgevingen. Wie daarop inlogt en met welke rechten, beheert ClickOn wel.