NIS2 voor salarisadministratiekantoren

Salarisadministratiekantoren vallen niet rechtstreeks onder NIS2. Wel verwerkt een salarisadministratiekantoor van duizenden mensen tegelijk een BSN, een salaris en een bankrekeningnummer. Die combinatie bepaalt de beveiligingseisen al voordat NIS2 in beeld komt. ClickOn, managed service provider (MSP) voor het MKB en zelf ISO 27001-gecertificeerd sinds 2021, levert compliant werkplekbeheer dat de NIS2-maatregelen standaard ingebouwd heeft.

Vallen salarisadministratiekantoren onder NIS2?

Salarisadministratiekantoren vallen niet rechtstreeks onder NIS2. Salarisverwerking staat niet in bijlage 1 of 2, ongeacht het aantal verloonde medewerkers. De plicht ontstaat alleen indirect, via de opdrachtgever.

De keten is de route waarlangs NIS2 wel binnenkomt. Opdrachtgevers die zelf onder NIS2 vallen, moeten hun toeleveringsketen beheersen en leggen hun beveiligingseisen daarom contractueel door aan de bedrijven die voor hen werken. Dat gebeurt in deze situaties:

• Werkgevers met een eigen zorgplicht: een gemeente, zorginstelling of netbeheerder die de loonverwerking uitbesteedt, neemt het kantoor mee in zijn ketenanalyse. De verwerkersovereenkomst is dan het instrument waarin de eisen landen.
• Aanleveringen aan derden: loonaangifte bij de Belastingdienst, pensioenuitvoerders en verzuimverzekeraars. Elke koppeling is een eigen inlog met eigen voorwaarden.
• Betaalbestanden: het loonbestand is een betaalopdracht. Manipulatie daarvan raakt honderden mensen tegelijk.

Wat de Cyberbeveiligingswet verandert

Wat NIS2-plichtige opdrachtgevers van je eisen

NIS2-plichtige opdrachtgevers eisen van salarisadministratiekantoren aantoonbare beveiligingsmaatregelen, meestal als beveiligingsvragenlijst bij een aanbesteding of contractverlenging. De vragen komen telkens op hetzelfde neer:

• Multifactorauthenticatie (MFA) op alle accounts, ook voor uitvoerend personeel.
• Geteste back-ups van projectdata, calculaties en administratie, met een hersteltermijn.
• Tijdige updates en patching van werkplekken, servers en software.
• Toegangsbeheer: wie kan bij tekeningen, contracten en persoonsgegevens en wordt toegang ingetrokken bij uitdiensttreding.
• Incidentafspraken: bij wie meld je een hack of datalek en hoe snel.
• Steeds vaker een certificaat zoals ISO 27001 of in het MKB de NIS2 Supply Chain-certificering, als bewijs dat de maatregelen structureel geborgd zijn.

Een niet-ingevulde vragenlijst is genoeg om een bieding terzijde te laten leggen. Opdrachtgevers lopen zelf boete- en aansprakelijkheidsrisico onder NIS2, met boetes tot 10 miljoen euro of 2 procent van de wereldwijde jaaromzet voor essentiële entiteiten en 7 miljoen euro of 1,4 procent voor belangrijke entiteiten (NIS2-richtlijn, 2022). Dat risico nemen ze niet over van een leverancier die het bewijs niet heeft.

De ICT van een salarisadministratiekantoor en waar NIS2 die raakt

ClickOn beheert de digitale werkplek: Microsoft 365, de apparaten die eraan hangen en de accounts die erop inloggen. Dat is het deel van je ICT waar de beveiligingsvragenlijst van een opdrachtgever vrijwel volledig over gaat. Het salarispakket, de aanleverportalen en het beleidswerk vallen erbuiten en dat staat hieronder net zo expliciet.

Wat je gebruikt	Waar de eis op landt	ClickOn
Microsoft 365: mail, mutaties en werkgeverscontact	Loonmutaties, contracten en loonstroken lopen per mail. Loonstroken die per mail rondgaan zijn hier het meest voorkomende AVG-probleem.	Beheerd
Laptops en telefoons van salarisadministrateurs	Werk gebeurt op kantoor en thuis, met toegang tot complete personeelsbestanden.	Beheerd
Accounts van administrateurs, back-up en inleen	Rond de maandverwerking is de druk hoog en worden accounts gedeeld of tijdelijk uitgebreid om op tijd klaar te zijn. Precies daar gaat toegangsbeheer stuk. Dat komt een werkgever met een eigen zorgplicht dan ook controleren.	Beheerd
Salaris- en HR-pakket	De kernregistratie met BSN's, salarissen en bankgegevens. De leverancier beveiligt de applicatie, jij bepaalt wie inlogt en met welke rechten.	Buiten scope, toegang wel beheerd
Aanleverkanalen naar Belastingdienst, pensioenuitvoerders en verzekeraars	Externe voorzieningen met eigen inloggegevens en eigen eisen van de beheerder.	Buiten scope, toegang wel beheerd

De regel erachter is simpel: alles wat via een Microsoft 365-account bereikbaar is, richt ClickOn in volgens de norm en bewijst het maandelijks. Alles wat een eigen applicatie of installatie is, blijft van jou of van je leverancier, met uitzondering van wie er toegang toe krijgt en vanaf welk apparaat. Dat laatste is in de praktijk de helft van de vragenlijst.

Het ICT-deel van NIS2, aantoonbaar geregeld

Vraagt je opdrachtgever om bewijs? ClickOn richt het ICT-deel van je NIS2-traject in, of beheert je werkplekken met de maatregelen standaard ingebouwd.

Bekijk het NIS2-trajectBekijk werkplekbeheer

NIS2 ook voor andere branches in zakelijke dienstverlening

• NIS2 voor accountantskantoren
• NIS2 voor administratiekantoren
• NIS2 voor advocatenkantoren
• NIS2 voor arbodiensten
• NIS2 voor assurantietussenpersonen
• NIS2 voor auditbureaus
• NIS2 voor bedrijfsadviesbureaus
• NIS2 voor bedrijfsmakelaars
• NIS2 voor belastingadvieskantoren
• NIS2 voor callcenters
• NIS2 voor compliance adviesbureaus
• NIS2 voor deurwaarderskantoren
• NIS2 voor detacheringsbureaus
• NIS2 voor financieel adviseurs
• NIS2 voor hypotheekadviseurs
• NIS2 voor incassobureaus
• NIS2 voor inkoopadviesbureaus
• NIS2 voor interim managementbureaus
• NIS2 voor loopbaancoachingsbureaus
• NIS2 voor marktonderzoeksbureaus
• NIS2 voor mediationbureaus
• NIS2 voor notariskantoren
• NIS2 voor octrooibureaus
• NIS2 voor outplacementbureaus
• NIS2 voor pensioenadvieskantoren
• NIS2 voor recruitmentbureaus
• NIS2 voor re integratiebureaus
• NIS2 voor subsidieadviesbureaus
• NIS2 voor trainings en opleidingsbureaus
• NIS2 voor uitzendbureaus
• NIS2 voor vermogensbeheerders
• NIS2 voor vertaalbureaus

Andere normen die voor salarisadministratiekantoren meespelen

Naast de Cyberbeveiligingswet vragen opdrachtgevers en toezichthouders bij salarisadministratiekantoren regelmatig naar de normen hieronder. Ze overlappen met de maatregelen op deze pagina, maar hebben elk een eigen grondslag.

ISO 27001

ISO 27001 is de internationale norm voor informatiebeveiliging en het bewijsstuk dat opdrachtgevers het vaakst uitvragen. De norm toont aan dat maatregelen structureel geborgd zijn in plaats van incidenteel geregeld en overlapt grotendeels met de zorgplicht uit de Cyberbeveiligingswet.

AVG

In je dossiers zitten BSN's, salarissen en bankgegevens van alle medewerkers van al je klanten. Die combinatie is direct bruikbaar voor identiteitsfraude en bij een lek niet in te dammen, want die gegevens veranderen niet. De AVG verplicht tot passende technische en organisatorische maatregelen en geldt ongeacht de omvang van je kantoor. De Autoriteit Persoonsgegevens handhaaft bij een datalek als die maatregelen niet aantoonbaar zijn.

Veelgestelde vragen over NIS2 voor salarisadministratiekantoren

Valt een salarisadministratiekantoor onder NIS2?

Nee. Salarisverwerking staat niet in bijlage 1 of 2 van de Cyberbeveiligingswet, ongeacht het aantal verloonde medewerkers. De eisen komen binnen via werkgevers met een eigen zorgplicht, meestal via de verwerkersovereenkomst.

Waarom is de gegevensdichtheid hier zo hoog?

Omdat per persoon een BSN, een salaris en een bankrekeningnummer wordt vastgelegd, vermenigvuldigd met alle medewerkers van alle klanten. Dat is direct bruikbaar voor identiteitsfraude en bij een lek niet in te dammen, want die gegevens veranderen niet.

Waarom is het loonbestand een apart risico?

Omdat het een betaalopdracht is. Manipulatie ervan raakt niet één klant maar honderden medewerkers tegelijk.

Wanneer gaat toegangsbeheer in de praktijk stuk?

Rond de maandverwerking. De druk is dan hoog en accounts worden gedeeld of tijdelijk uitgebreid om op tijd klaar te zijn, terwijl dat precies is wat een werkgever komt controleren.

Welk deel van de ICT van een salarisadministratiekantoor valt buiten de scope van ClickOn?

Buiten scope vallen het salaris- en HR-pakket en de aanleverkanalen naar de Belastingdienst, pensioenuitvoerders en verzekeraars. Wie daarop inlogt en met welke rechten, beheert ClickOn wel.