NIS2 voor incassobureaus

Incassobureaus vallen niet rechtstreeks onder NIS2. Anders dan een gerechtsdeurwaarder is een incassobureau geen openbaar ambtenaar en heeft het geen toegang tot authentieke registers; het werkt uitsluitend met gegevens die de opdrachtgever aanlevert. ClickOn, managed service provider (MSP) voor het MKB en zelf ISO 27001-gecertificeerd sinds 2021, levert compliant werkplekbeheer dat de NIS2-maatregelen standaard ingebouwd heeft.

Vallen incassobureaus onder NIS2?

Incassobureaus vallen niet rechtstreeks onder NIS2. Buitengerechtelijke incasso staat niet in bijlage 1 of 2, ongeacht de omvang van het bureau. De plicht ontstaat alleen indirect, via de opdrachtgever.

De keten is de route waarlangs NIS2 wel binnenkomt. Opdrachtgevers die zelf onder NIS2 vallen, moeten hun toeleveringsketen beheersen en leggen hun beveiligingseisen daarom contractueel door aan de bedrijven die voor hen werken. Dat gebeurt in deze situaties:

• Opdrachtgevers die zelf onder de wet vallen: energieleveranciers, waterbedrijven en gemeenten dragen vorderingen over en nemen het incassobureau mee in hun ketenanalyse. Zij leveren de persoonsgegevens aan en blijven verwerkingsverantwoordelijke.
• Het eigen registratieregime: buitengerechtelijke incasso valt sinds 2024 onder de Wet kwaliteit incassodienstverlening. Artikel 4 lid 1 verbiedt het verrichten of aanbieden van incassowerkzaamheden zonder geldige registratie; gerechtsdeurwaarders en advocaten zijn uitgezonderd. De overgangsregeling uit artikel 28 lid 1 gold een jaar na inwerkingtreding en is inmiddels verstreken (Wet kwaliteit incassodienstverlening, artikel 4 en 28, 2022).
• Betalingsverkeer: geïnde bedragen worden doorbetaald aan de opdrachtgever, wat mailfraude rond bankgegevens tot een direct risico maakt.

Wat de Cyberbeveiligingswet verandert

Wat NIS2-plichtige opdrachtgevers van je eisen

NIS2-plichtige opdrachtgevers eisen van incassobureaus aantoonbare beveiligingsmaatregelen, meestal als beveiligingsvragenlijst bij een aanbesteding of contractverlenging. De vragen komen telkens op hetzelfde neer:

• Multifactorauthenticatie (MFA) op alle accounts, ook voor uitvoerend personeel.
• Geteste back-ups van projectdata, calculaties en administratie, met een hersteltermijn.
• Tijdige updates en patching van werkplekken, servers en software.
• Toegangsbeheer: wie kan bij tekeningen, contracten en persoonsgegevens en wordt toegang ingetrokken bij uitdiensttreding.
• Incidentafspraken: bij wie meld je een hack of datalek en hoe snel.
• Steeds vaker een certificaat zoals ISO 27001 of in het MKB de NIS2 Supply Chain-certificering, als bewijs dat de maatregelen structureel geborgd zijn.

Een niet-ingevulde vragenlijst is genoeg om een bieding terzijde te laten leggen. Opdrachtgevers lopen zelf boete- en aansprakelijkheidsrisico onder NIS2, met boetes tot 10 miljoen euro of 2 procent van de wereldwijde jaaromzet voor essentiële entiteiten en 7 miljoen euro of 1,4 procent voor belangrijke entiteiten (NIS2-richtlijn, 2022). Dat risico nemen ze niet over van een leverancier die het bewijs niet heeft.

De ICT van een incassobureau en waar NIS2 die raakt

ClickOn beheert de digitale werkplek: Microsoft 365, de apparaten die eraan hangen en de accounts die erop inloggen. Dat is het deel van je ICT waar de beveiligingsvragenlijst van een opdrachtgever vrijwel volledig over gaat. Het incassosysteem, de aanleverportalen van opdrachtgevers en het beleidswerk vallen erbuiten en dat staat hieronder net zo expliciet.

Wat je gebruikt	Waar de eis op landt	ClickOn
Microsoft 365: mail, dossiers en debiteurencontact	Aanmaningen, betalingsregelingen en correspondentie met debiteuren lopen hierlangs. Een wijziging van een rekeningnummer in een gekaapte mailbox is hier de klassieke fraude.	Beheerd
Laptops en telefoons van incassomedewerkers, ook thuis	Thuiswerken is gebruikelijk, met toegang tot complete debiteurendossiers.	Beheerd
Accounts van medewerkers, callmedewerkers en tijdelijke krachten	Hoog verloop op de belafdeling betekent doorlopend accounts aanmaken en intrekken. Aantoonbaar intrekken is een vaste vraag in elke vragenlijst.	Beheerd
Incasso- en dossiersysteem	De kernregistratie van vorderingen en betalingsregelingen. De leverancier beveiligt de applicatie, jij bepaalt wie inlogt en met welke rechten.	Buiten scope, toegang wel beheerd
Aanlever- en terugkoppelportalen van opdrachtgevers	Systemen van de opdrachtgever waarin vorderingen worden aangeleverd en statussen teruggekoppeld. De omgeving is van hem, het account van jou.	Buiten scope, toegang wel beheerd

De regel erachter is simpel: alles wat via een Microsoft 365-account bereikbaar is, richt ClickOn in volgens de norm en bewijst het maandelijks. Alles wat een eigen applicatie of installatie is, blijft van jou of van je leverancier, met uitzondering van wie er toegang toe krijgt en vanaf welk apparaat. Dat laatste is in de praktijk de helft van de vragenlijst.

Het ICT-deel van NIS2, aantoonbaar geregeld

Vraagt je opdrachtgever om bewijs? ClickOn richt het ICT-deel van je NIS2-traject in, of beheert je werkplekken met de maatregelen standaard ingebouwd.

Bekijk het NIS2-trajectBekijk werkplekbeheer

NIS2 ook voor andere branches in zakelijke dienstverlening

• NIS2 voor accountantskantoren
• NIS2 voor administratiekantoren
• NIS2 voor advocatenkantoren
• NIS2 voor arbodiensten
• NIS2 voor assurantietussenpersonen
• NIS2 voor auditbureaus
• NIS2 voor bedrijfsadviesbureaus
• NIS2 voor bedrijfsmakelaars
• NIS2 voor belastingadvieskantoren
• NIS2 voor callcenters
• NIS2 voor compliance adviesbureaus
• NIS2 voor deurwaarderskantoren
• NIS2 voor detacheringsbureaus
• NIS2 voor financieel adviseurs
• NIS2 voor hypotheekadviseurs
• NIS2 voor inkoopadviesbureaus
• NIS2 voor interim managementbureaus
• NIS2 voor loopbaancoachingsbureaus
• NIS2 voor marktonderzoeksbureaus
• NIS2 voor mediationbureaus
• NIS2 voor notariskantoren
• NIS2 voor octrooibureaus
• NIS2 voor outplacementbureaus
• NIS2 voor pensioenadvieskantoren
• NIS2 voor recruitmentbureaus
• NIS2 voor re integratiebureaus
• NIS2 voor salarisadministratiekantoren
• NIS2 voor subsidieadviesbureaus
• NIS2 voor trainings en opleidingsbureaus
• NIS2 voor uitzendbureaus
• NIS2 voor vermogensbeheerders
• NIS2 voor vertaalbureaus

Andere normen die voor incassobureaus meespelen

Naast de Cyberbeveiligingswet vragen opdrachtgevers en toezichthouders bij incassobureaus regelmatig naar de normen hieronder. Ze overlappen met de maatregelen op deze pagina, maar hebben elk een eigen grondslag.

ISO 27001

ISO 27001 is de internationale norm voor informatiebeveiliging en het bewijsstuk dat opdrachtgevers het vaakst uitvragen. De norm toont aan dat maatregelen structureel geborgd zijn in plaats van incidenteel geregeld en overlapt grotendeels met de zorgplicht uit de Cyberbeveiligingswet.

AVG

In je dossiers zitten gegevens over betalingsachterstanden en schulden van mensen in een kwetsbare financiële positie. Omdat de opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke blijft, ben je verwerker en staan de beveiligingseisen in de verwerkersovereenkomst, die wordt aangescherpt zodra de opdrachtgever zelf onder NIS2 valt. De AVG verplicht tot passende technische en organisatorische maatregelen en geldt ongeacht de omvang van je kantoor. De Autoriteit Persoonsgegevens handhaaft bij een datalek als die maatregelen niet aantoonbaar zijn.

Veelgestelde vragen over NIS2 voor incassobureaus

Valt een incassobureau onder NIS2?

Nee. Buitengerechtelijke incasso staat niet in bijlage 1 of 2 van de Cyberbeveiligingswet. De eisen komen binnen via opdrachtgevers zoals energieleveranciers, waterbedrijven en gemeenten, die de vorderingen aanleveren.

Wat is het verschil met een gerechtsdeurwaarder?

Een gerechtsdeurwaarder is openbaar ambtenaar met toegang tot authentieke registers. Een incassobureau is dat niet en werkt uitsluitend met gegevens die de opdrachtgever aanlevert. Daardoor liggen de verplichtingen en de herkomst van de eisen anders.

Wat betekent het dat wij verwerker zijn en niet verwerkingsverantwoordelijke?

De opdrachtgever bepaalt doel en middelen en blijft verantwoordelijk; jij verwerkt in zijn opdracht. In de verwerkersovereenkomst staan de beveiligingseisen en die worden aangescherpt zodra de opdrachtgever zelf onder NIS2 valt.

Waar zit het grootste fraude-risico?

In het betalingsverkeer. Geïnde bedragen worden doorbetaald aan de opdrachtgever en een gewijzigd rekeningnummer vanuit een gekaapte mailbox is de klassieke fraude in deze branche.

Welk deel van de ICT van een incassobureau valt buiten de scope van ClickOn?

Buiten scope vallen het incasso- en dossiersysteem en de aanlever- en terugkoppelportalen van opdrachtgevers. Wie daarop inlogt en met welke rechten, beheert ClickOn wel.