NIS2 voor mediationbureaus

Mediationbureaus vallen niet rechtstreeks onder NIS2. Wel is geheimhouding hier niet een randvoorwaarde maar de kern van de dienst: partijen delen alleen open informatie omdat is afgesproken dat die het traject niet verlaat. ClickOn, managed service provider (MSP) voor het MKB en zelf ISO 27001-gecertificeerd sinds 2021, levert compliant werkplekbeheer dat de NIS2-maatregelen standaard ingebouwd heeft.

Vallen mediationbureaus onder NIS2?

Mediationbureaus vallen niet rechtstreeks onder NIS2. Mediation staat niet in bijlage 1 of 2 en vrijwel elk bureau in deze branche is klein. De plicht ontstaat alleen indirect, via de opdrachtgever.

De keten is de route waarlangs NIS2 wel binnenkomt. Opdrachtgevers die zelf onder NIS2 vallen, moeten hun toeleveringsketen beheersen en leggen hun beveiligingseisen daarom contractueel door aan de bedrijven die voor hen werken. Dat gebeurt in deze situaties:

• Zakelijke en publieke opdrachtgevers: gemeenten, zorginstellingen en grote werkgevers zetten mediation in bij arbeidsconflicten en nemen de mediator mee in de beoordeling van hun toeleveringsketen.
• Het geheimhoudingsbeding: de mediationovereenkomst legt geheimhouding contractueel vast voor alle betrokkenen. Een datalek is daarmee niet alleen een AVG-incident maar een schending van de overeenkomst die het traject mogelijk maakte.
• Arbeidsconflicten: bij mediation tussen werkgever en werknemer komen vaak gezondheidsgegevens ter sprake, die als bijzondere persoonsgegevens een zwaarder regime kennen.

Wat de Cyberbeveiligingswet verandert

Wat NIS2-plichtige opdrachtgevers van je eisen

NIS2-plichtige opdrachtgevers eisen van mediationbureaus aantoonbare beveiligingsmaatregelen, meestal als beveiligingsvragenlijst bij een aanbesteding of contractverlenging. De vragen komen telkens op hetzelfde neer:

• Multifactorauthenticatie (MFA) op alle accounts, ook voor uitvoerend personeel.
• Geteste back-ups van projectdata, calculaties en administratie, met een hersteltermijn.
• Tijdige updates en patching van werkplekken, servers en software.
• Toegangsbeheer: wie kan bij tekeningen, contracten en persoonsgegevens en wordt toegang ingetrokken bij uitdiensttreding.
• Incidentafspraken: bij wie meld je een hack of datalek en hoe snel.
• Steeds vaker een certificaat zoals ISO 27001 of in het MKB de NIS2 Supply Chain-certificering, als bewijs dat de maatregelen structureel geborgd zijn.

Een niet-ingevulde vragenlijst is genoeg om een bieding terzijde te laten leggen. Opdrachtgevers lopen zelf boete- en aansprakelijkheidsrisico onder NIS2, met boetes tot 10 miljoen euro of 2 procent van de wereldwijde jaaromzet voor essentiële entiteiten en 7 miljoen euro of 1,4 procent voor belangrijke entiteiten (NIS2-richtlijn, 2022). Dat risico nemen ze niet over van een leverancier die het bewijs niet heeft.

De ICT van een mediationbureau en waar NIS2 die raakt

ClickOn beheert de digitale werkplek: Microsoft 365, de apparaten die eraan hangen en de accounts die erop inloggen. Dat is het deel van je ICT waar de beveiligingsvragenlijst van een opdrachtgever vrijwel volledig over gaat. Het dossiersysteem, videoplatformen van derden en het beleidswerk vallen erbuiten en dat staat hieronder net zo expliciet.

Wat je gebruikt	Waar de eis op landt	ClickOn
Microsoft 365: mail, dossiers en agenda	Gespreksverslagen, standpunten en concept-vaststellingsovereenkomsten lopen hierlangs. Hier staat of valt de geheimhouding in de praktijk.	Beheerd
Laptops en telefoons op locatie	Mediation vindt plaats bij de opdrachtgever of op neutraal terrein, met dossiers op het toestel.	Beheerd
Accounts van mediators, co-mediators en administratie	Bij een klein bureau delen mensen makkelijk een mailbox. Een gedeeld account maakt niet aantoonbaar wie welk dossier heeft ingezien, terwijl een opdrachtgever dat bij een vertrouwelijk traject wil kunnen zien.	Beheerd
Dossier- en urenregistratiesysteem	De registratie van trajecten en dossiers. De leverancier beveiligt de applicatie, jij bepaalt wie inlogt en met welke rechten.	Buiten scope, toegang wel beheerd
Videoplatformen en digitale gespreksomgevingen van derden	Online mediation loopt vaak via een omgeving die de opdrachtgever aanlevert. Buiten je beheer, wel bereikbaar vanaf jouw werkplek.	Buiten scope

De regel erachter is simpel: alles wat via een Microsoft 365-account bereikbaar is, richt ClickOn in volgens de norm en bewijst het maandelijks. Alles wat een eigen applicatie of installatie is, blijft van jou of van je leverancier, met uitzondering van wie er toegang toe krijgt en vanaf welk apparaat. Dat laatste is in de praktijk de helft van de vragenlijst.

Het ICT-deel van NIS2, aantoonbaar geregeld

Vraagt je opdrachtgever om bewijs? ClickOn richt het ICT-deel van je NIS2-traject in, of beheert je werkplekken met de maatregelen standaard ingebouwd.

Bekijk het NIS2-trajectBekijk werkplekbeheer

NIS2 ook voor andere branches in zakelijke dienstverlening

• NIS2 voor accountantskantoren
• NIS2 voor administratiekantoren
• NIS2 voor advocatenkantoren
• NIS2 voor arbodiensten
• NIS2 voor assurantietussenpersonen
• NIS2 voor auditbureaus
• NIS2 voor bedrijfsadviesbureaus
• NIS2 voor bedrijfsmakelaars
• NIS2 voor belastingadvieskantoren
• NIS2 voor callcenters
• NIS2 voor compliance adviesbureaus
• NIS2 voor deurwaarderskantoren
• NIS2 voor detacheringsbureaus
• NIS2 voor financieel adviseurs
• NIS2 voor hypotheekadviseurs
• NIS2 voor incassobureaus
• NIS2 voor inkoopadviesbureaus
• NIS2 voor interim managementbureaus
• NIS2 voor loopbaancoachingsbureaus
• NIS2 voor marktonderzoeksbureaus
• NIS2 voor notariskantoren
• NIS2 voor octrooibureaus
• NIS2 voor outplacementbureaus
• NIS2 voor pensioenadvieskantoren
• NIS2 voor recruitmentbureaus
• NIS2 voor re integratiebureaus
• NIS2 voor salarisadministratiekantoren
• NIS2 voor subsidieadviesbureaus
• NIS2 voor trainings en opleidingsbureaus
• NIS2 voor uitzendbureaus
• NIS2 voor vermogensbeheerders
• NIS2 voor vertaalbureaus

Andere normen die voor mediationbureaus meespelen

Naast de Cyberbeveiligingswet vragen opdrachtgevers en toezichthouders bij mediationbureaus regelmatig naar de normen hieronder. Ze overlappen met de maatregelen op deze pagina, maar hebben elk een eigen grondslag.

ISO 27001

ISO 27001 is de internationale norm voor informatiebeveiliging en het bewijsstuk dat opdrachtgevers het vaakst uitvragen. De norm toont aan dat maatregelen structureel geborgd zijn in plaats van incidenteel geregeld en overlapt grotendeels met de zorgplicht uit de Cyberbeveiligingswet.

AVG

In je dossiers zitten standpunten en verslagen uit conflicten en bij arbeidsmediation regelmatig gezondheidsgegevens. De AVG verplicht tot passende technische en organisatorische maatregelen en geldt ongeacht de omvang van je kantoor. De Autoriteit Persoonsgegevens handhaaft bij een datalek als die maatregelen niet aantoonbaar zijn.

Veelgestelde vragen over NIS2 voor mediationbureaus

Valt een mediationbureau onder NIS2?

Nee. Mediation staat niet in bijlage 1 of 2 van de Cyberbeveiligingswet en vrijwel elk bureau in deze branche is klein. De eisen komen binnen via zakelijke en publieke opdrachtgevers zoals gemeenten, zorginstellingen en grote werkgevers.

Waarom is geheimhouding bij mediation de kern van de dienst?

Omdat partijen alleen open informatie delen op basis van de afspraak dat die het traject niet verlaat. Lekt het toch uit, dan is niet alleen de vertrouwelijkheid geschonden maar de basis onder het instrument zelf.

Wat maakt arbeidsmediation extra gevoelig?

Bij mediation tussen werkgever en werknemer komen vaak gezondheidsgegevens ter sprake. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens onder de AVG, met een zwaarder verwerkingsregime dan gewone dossiergegevens.

Wat is bij een klein mediationbureau de zwakke plek?

De gedeelde mailbox. Een gedeeld account maakt niet aantoonbaar wie welk dossier heeft ingezien, terwijl dat precies is wat een opdrachtgever wil kunnen zien bij een vertrouwelijk traject.

Welk deel van de ICT van een mediationbureau valt buiten de scope van ClickOn?

Buiten scope vallen het dossier- en urenregistratiesysteem en de videoplatformen en digitale gespreksomgevingen die door derden worden aangeleverd. Wie daarop inlogt en vanaf welk apparaat, beheert ClickOn wel.