NIS2 voor octrooibureaus

Octrooibureaus vallen niet rechtstreeks onder NIS2. Wel beheert een octrooibureau uitvindingen die nog niet openbaar zijn. Lekt zo'n uitvinding vóór de indiening uit, dan is het octrooi niet meer te verkrijgen. ClickOn, managed service provider (MSP) voor het MKB en zelf ISO 27001-gecertificeerd sinds 2021, levert compliant werkplekbeheer dat de NIS2-maatregelen standaard ingebouwd heeft.

Vallen octrooibureaus onder NIS2?

Octrooibureaus vallen niet rechtstreeks onder NIS2. Intellectueel-eigendomsdienstverlening staat niet in bijlage 1 of 2, ongeacht de omvang van het bureau. De plicht ontstaat alleen indirect, via de opdrachtgever.

De keten is de route waarlangs NIS2 wel binnenkomt. Opdrachtgevers die zelf onder NIS2 vallen, moeten hun toeleveringsketen beheersen en leggen hun beveiligingseisen daarom contractueel door aan de bedrijven die voor hen werken. Dat gebeurt in deze situaties:

• Het nieuwheidsvereiste: een uitvinding die vóór indiening openbaar wordt, is niet meer nieuw en daarmee niet meer octrooieerbaar. Een lek vernietigt dan niet gegevens maar het recht zelf. Geen herstelprocedure draait dat terug.
• Opdrachtgevers in aangewezen sectoren: technologiebedrijven, energiebedrijven en producenten die onder de wet vallen, nemen hun octrooigemachtigde mee in de ketenanalyse.
• Internationale ketenpartners: buitenlandse gemachtigden en octrooiverlenende instanties krijgen dossiers toegestuurd, wat de vraag oproept hoe die uitwisseling beveiligd is. Die vraag komt terug in de beveiligingsvragenlijst van je opdrachtgever.

Wat de Cyberbeveiligingswet verandert

Wat NIS2-plichtige opdrachtgevers van je eisen

NIS2-plichtige opdrachtgevers eisen van octrooibureaus aantoonbare beveiligingsmaatregelen, meestal als beveiligingsvragenlijst bij een aanbesteding of contractverlenging. De vragen komen telkens op hetzelfde neer:

• Multifactorauthenticatie (MFA) op alle accounts, ook voor uitvoerend personeel.
• Geteste back-ups van projectdata, calculaties en administratie, met een hersteltermijn.
• Tijdige updates en patching van werkplekken, servers en software.
• Toegangsbeheer: wie kan bij tekeningen, contracten en persoonsgegevens en wordt toegang ingetrokken bij uitdiensttreding.
• Incidentafspraken: bij wie meld je een hack of datalek en hoe snel.
• Steeds vaker een certificaat zoals ISO 27001 of in het MKB de NIS2 Supply Chain-certificering, als bewijs dat de maatregelen structureel geborgd zijn.

Een niet-ingevulde vragenlijst is genoeg om een bieding terzijde te laten leggen. Opdrachtgevers lopen zelf boete- en aansprakelijkheidsrisico onder NIS2, met boetes tot 10 miljoen euro of 2 procent van de wereldwijde jaaromzet voor essentiële entiteiten en 7 miljoen euro of 1,4 procent voor belangrijke entiteiten (NIS2-richtlijn, 2022). Dat risico nemen ze niet over van een leverancier die het bewijs niet heeft.

De ICT van een octrooibureau en waar NIS2 die raakt

ClickOn beheert de digitale werkplek: Microsoft 365, de apparaten die eraan hangen en de accounts die erop inloggen. Dat is het deel van je ICT waar de beveiligingsvragenlijst van een opdrachtgever vrijwel volledig over gaat. Het dossiersysteem, de indieningsportalen en het beleidswerk vallen erbuiten en dat staat hieronder net zo expliciet.

Wat je gebruikt	Waar de eis op landt	ClickOn
Microsoft 365: mail, dossiers en cliëntcommunicatie	Uitvindingsbeschrijvingen, tekeningen en conceptaanvragen lopen per mail, ook richting buitenlandse gemachtigden.	Beheerd
Laptops en telefoons van gemachtigden	Dossiers met niet-openbare technische informatie gaan mee naar cliëntbezoeken en congressen.	Beheerd
Accounts van gemachtigden, technisch specialisten en administratie	Wie welk dossier mag inzien, is bij twee cliënten in dezelfde technologie een reëel vraagstuk en geen formaliteit. Die scheiding hoort in de rechten en rollen van de accounts te zitten en niet in een werkafspraak. Een grote opdrachtgever vraagt er precies naar.	Beheerd
Dossier- en termijnbewakingssysteem	De kernregistratie van aanvragen en termijnen. De leverancier beveiligt de applicatie, jij bepaalt wie inlogt en met welke rechten.	Buiten scope, toegang wel beheerd
Indieningsportalen van octrooiverlenende instanties	Externe systemen met eigen inloggegevens en eigen eisen van de beheerder.	Buiten scope, toegang wel beheerd

De regel erachter is simpel: alles wat via een Microsoft 365-account bereikbaar is, richt ClickOn in volgens de norm en bewijst het maandelijks. Alles wat een eigen applicatie of installatie is, blijft van jou of van je leverancier, met uitzondering van wie er toegang toe krijgt en vanaf welk apparaat. Dat laatste is in de praktijk de helft van de vragenlijst.

Het ICT-deel van NIS2, aantoonbaar geregeld

Vraagt je opdrachtgever om bewijs? ClickOn richt het ICT-deel van je NIS2-traject in, of beheert je werkplekken met de maatregelen standaard ingebouwd.

Bekijk het NIS2-trajectBekijk werkplekbeheer

NIS2 ook voor andere branches in zakelijke dienstverlening

• NIS2 voor accountantskantoren
• NIS2 voor administratiekantoren
• NIS2 voor advocatenkantoren
• NIS2 voor arbodiensten
• NIS2 voor assurantietussenpersonen
• NIS2 voor auditbureaus
• NIS2 voor bedrijfsadviesbureaus
• NIS2 voor bedrijfsmakelaars
• NIS2 voor belastingadvieskantoren
• NIS2 voor callcenters
• NIS2 voor compliance adviesbureaus
• NIS2 voor deurwaarderskantoren
• NIS2 voor detacheringsbureaus
• NIS2 voor financieel adviseurs
• NIS2 voor hypotheekadviseurs
• NIS2 voor incassobureaus
• NIS2 voor inkoopadviesbureaus
• NIS2 voor interim managementbureaus
• NIS2 voor loopbaancoachingsbureaus
• NIS2 voor marktonderzoeksbureaus
• NIS2 voor mediationbureaus
• NIS2 voor notariskantoren
• NIS2 voor outplacementbureaus
• NIS2 voor pensioenadvieskantoren
• NIS2 voor recruitmentbureaus
• NIS2 voor re integratiebureaus
• NIS2 voor salarisadministratiekantoren
• NIS2 voor subsidieadviesbureaus
• NIS2 voor trainings en opleidingsbureaus
• NIS2 voor uitzendbureaus
• NIS2 voor vermogensbeheerders
• NIS2 voor vertaalbureaus

Andere normen die voor octrooibureaus meespelen

Naast de Cyberbeveiligingswet vragen opdrachtgevers en toezichthouders bij octrooibureaus regelmatig naar de normen hieronder. Ze overlappen met de maatregelen op deze pagina, maar hebben elk een eigen grondslag.

ISO 27001

ISO 27001 is de internationale norm voor informatiebeveiliging en het bewijsstuk dat opdrachtgevers het vaakst uitvragen. De norm toont aan dat maatregelen structureel geborgd zijn in plaats van incidenteel geregeld en overlapt grotendeels met de zorgplicht uit de Cyberbeveiligingswet.

AVG

In je dossiers zitten persoonsgegevens van uitvinders en contactpersonen, naast de technische dossiers zelf. De AVG verplicht tot passende technische en organisatorische maatregelen en geldt ongeacht de omvang van je kantoor. De Autoriteit Persoonsgegevens handhaaft bij een datalek als die maatregelen niet aantoonbaar zijn.

Veelgestelde vragen over NIS2 voor octrooibureaus

Valt een octrooibureau onder NIS2?

Nee. Intellectueel-eigendomsdienstverlening staat niet in bijlage 1 of 2 van de Cyberbeveiligingswet. De eisen komen binnen via opdrachtgevers in aangewezen sectoren die hun octrooigemachtigde meenemen in hun ketenanalyse.

Waarom is een lek bij een octrooibureau onherstelbaar?

Door het nieuwheidsvereiste. Een uitvinding die vóór indiening openbaar wordt, is niet meer nieuw en daarmee niet meer octrooieerbaar. Er is geen procedure die dat terugdraait.

Hoe ga je om met cliënten in dezelfde technologie?

Wie welk dossier mag inzien moet in rechten en rollen zijn vastgelegd, niet in een werkafspraak. Twee cliënten in dezelfde technologie mogen elkaars dossiers niet kunnen inzien en dat is wat een grote opdrachtgever uitvraagt.

Wat betekent uitwisseling met buitenlandse gemachtigden?

Dossiers gaan naar ketenpartners en octrooiverlenende instanties in het buitenland. Dat roept de vraag op hoe die uitwisseling beveiligd is en die vraag komt terug in de beveiligingsvragenlijst van je opdrachtgever.

Welk deel van de ICT van een octrooibureau valt buiten de scope van ClickOn?

Buiten scope vallen het dossier- en termijnbewakingssysteem en de indieningsportalen van octrooiverlenende instanties. Wie daarop inlogt en met welke rechten, beheert ClickOn wel.