NIS2 voor pensioenadvieskantoren

Pensioenadvieskantoren vallen niet rechtstreeks onder NIS2. De verplichtingen bereiken pensioenadviseurs via werkgevers die zelf onder de wet vallen en via de pensioenuitvoerders en verzekeraars waarmee zij samenwerken. ClickOn, managed service provider (MSP) voor het MKB en zelf ISO 27001-gecertificeerd sinds 2021, levert compliant werkplekbeheer dat de NIS2-maatregelen standaard ingebouwd heeft.

Vallen pensioenadvieskantoren onder NIS2?

Pensioenadvieskantoren vallen niet rechtstreeks onder NIS2. Pensioenadvies staat niet in bijlage 1 of 2, ongeacht de omvang van het kantoor. De plicht ontstaat alleen indirect, via de opdrachtgever.

De keten is de route waarlangs NIS2 wel binnenkomt. Opdrachtgevers die zelf onder NIS2 vallen, moeten hun toeleveringsketen beheersen en leggen hun beveiligingseisen daarom contractueel door aan de bedrijven die voor hen werken. Dat gebeurt in deze situaties:

• Werkgevers met een eigen zorgplicht: bij advies over een pensioenregeling deel je het volledige deelnemersbestand van die werkgever, inclusief geboortedata, salarissen en dienstverbanden. De werkgever vraagt hoe dat bestand wordt verstuurd, wie erbij kan en wat ermee gebeurt na afloop van de opdracht. Versleutelde uitwisseling, MFA en aantoonbaar toegangsbeheer maken van die vraag een controleerbaar antwoord.
• Pensioenuitvoerders en verzekeraars: zij beoordelen hun ketenpartners en stellen eisen aan wie er namens het kantoor aanlevert.
• Transitiedossiers: bij wijziging van een regeling gaan complete bestanden heen en weer tussen werkgever, adviseur en uitvoerder.

DORA, de Europese verordening voor digitale weerbaarheid in de financiële sector, geldt wel voor een deel van je ketenpartners. Pensioenfondsen en verzekeraars vallen er als financiële entiteit onder, dus hun eisen aan het kantoor komen ook vanuit DORA. Een pensioenadvieskantoor zelf is geen financiële entiteit onder DORA; bemiddel je ook in verzekeringen, dan geldt de uitzondering voor kleine en middelgrote ondernemingen, waar vrijwel elk Nederlands kantoor onder valt. Een vermogensbeheerder valt als beleggingsonderneming wel rechtstreeks onder DORA.

Wat de Cyberbeveiligingswet verandert

Wat NIS2-plichtige opdrachtgevers van je eisen

NIS2-plichtige opdrachtgevers eisen van pensioenadvieskantoren aantoonbare beveiligingsmaatregelen, meestal als beveiligingsvragenlijst bij een aanbesteding of contractverlenging. De vragen komen telkens op hetzelfde neer:

• Multifactorauthenticatie (MFA) op alle accounts, ook voor uitvoerend personeel.
• Geteste back-ups van projectdata, calculaties en administratie, met een hersteltermijn.
• Tijdige updates en patching van werkplekken, servers en software.
• Toegangsbeheer: wie kan bij tekeningen, contracten en persoonsgegevens en wordt toegang ingetrokken bij uitdiensttreding.
• Incidentafspraken: bij wie meld je een hack of datalek en hoe snel.
• Steeds vaker een certificaat zoals ISO 27001 of in het MKB de NIS2 Supply Chain-certificering, als bewijs dat de maatregelen structureel geborgd zijn.

Een niet-ingevulde vragenlijst is genoeg om een bieding terzijde te laten leggen. Opdrachtgevers lopen zelf boete- en aansprakelijkheidsrisico onder NIS2, met boetes tot 10 miljoen euro of 2 procent van de wereldwijde jaaromzet voor essentiële entiteiten en 7 miljoen euro of 1,4 procent voor belangrijke entiteiten (NIS2-richtlijn, 2022). Dat risico nemen ze niet over van een leverancier die het bewijs niet heeft.

De ICT van een pensioenadvieskantoor en waar NIS2 die raakt

ClickOn beheert de digitale werkplek: Microsoft 365, de apparaten die eraan hangen en de accounts die erop inloggen. Dat is het deel van je ICT waar de beveiligingsvragenlijst van een opdrachtgever vrijwel volledig over gaat. Het advies- en rekenpakket, de portalen van uitvoerders en het beleidswerk vallen erbuiten en dat staat hieronder net zo expliciet.

Wat je gebruikt	Waar de eis op landt	ClickOn
Microsoft 365: mail, deelnemersbestanden en adviesrapporten	Deelnemersbestanden worden nog altijd veel per mail uitgewisseld. Eén bestand bevat de gegevens van alle medewerkers van een werkgever.	Beheerd
Laptops en telefoons bij werkgevers op locatie	Advies- en voorlichtingsgesprekken vinden plaats bij de werkgever, met bestanden op het toestel.	Beheerd
Accounts van adviseurs, rekenaars en binnendienst	Wie namens het kantoor bij een uitvoerder aanlevert, moet herleidbaar zijn tot een persoon en niet tot een gedeeld account.	Beheerd
Advies-, reken- en vergelijkingssoftware	De vakapplicaties waarin regelingen worden doorgerekend. De leverancier beveiligt de applicatie, jij bepaalt wie inlogt en met welke rechten.	Buiten scope, toegang wel beheerd
Portalen van pensioenuitvoerders en verzekeraars	Externe voorzieningen waarin wordt aangeleverd en gemuteerd, met eigen inloggegevens en eigen eisen.	Buiten scope, toegang wel beheerd

De regel erachter is simpel: alles wat via een Microsoft 365-account bereikbaar is, richt ClickOn in volgens de norm en bewijst het maandelijks. Alles wat een eigen applicatie of installatie is, blijft van jou of van je leverancier, met uitzondering van wie er toegang toe krijgt en vanaf welk apparaat. Dat laatste is in de praktijk de helft van de vragenlijst.

Het ICT-deel van NIS2, aantoonbaar geregeld

Vraagt je opdrachtgever om bewijs? ClickOn richt het ICT-deel van je NIS2-traject in, of beheert je werkplekken met de maatregelen standaard ingebouwd.

Bekijk het NIS2-trajectBekijk werkplekbeheer

NIS2 ook voor andere branches in zakelijke dienstverlening

• NIS2 voor accountantskantoren
• NIS2 voor administratiekantoren
• NIS2 voor advocatenkantoren
• NIS2 voor arbodiensten
• NIS2 voor assurantietussenpersonen
• NIS2 voor auditbureaus
• NIS2 voor bedrijfsadviesbureaus
• NIS2 voor bedrijfsmakelaars
• NIS2 voor belastingadvieskantoren
• NIS2 voor callcenters
• NIS2 voor compliance adviesbureaus
• NIS2 voor deurwaarderskantoren
• NIS2 voor detacheringsbureaus
• NIS2 voor financieel adviseurs
• NIS2 voor hypotheekadviseurs
• NIS2 voor incassobureaus
• NIS2 voor inkoopadviesbureaus
• NIS2 voor interim managementbureaus
• NIS2 voor loopbaancoachingsbureaus
• NIS2 voor marktonderzoeksbureaus
• NIS2 voor mediationbureaus
• NIS2 voor notariskantoren
• NIS2 voor octrooibureaus
• NIS2 voor outplacementbureaus
• NIS2 voor recruitmentbureaus
• NIS2 voor re integratiebureaus
• NIS2 voor salarisadministratiekantoren
• NIS2 voor subsidieadviesbureaus
• NIS2 voor trainings en opleidingsbureaus
• NIS2 voor uitzendbureaus
• NIS2 voor vermogensbeheerders
• NIS2 voor vertaalbureaus

Andere normen die voor pensioenadvieskantoren meespelen

Naast de Cyberbeveiligingswet vragen opdrachtgevers en toezichthouders bij pensioenadvieskantoren regelmatig naar de normen hieronder. Ze overlappen met de maatregelen op deze pagina, maar hebben elk een eigen grondslag.

ISO 27001

ISO 27001 is de internationale norm voor informatiebeveiliging en het bewijsstuk dat opdrachtgevers het vaakst uitvragen. De norm toont aan dat maatregelen structureel geborgd zijn in plaats van incidenteel geregeld en overlapt grotendeels met de zorgplicht uit de Cyberbeveiligingswet.

AVG

In je dossiers zitten geboortedata, salarissen en dienstverbandgegevens van alle medewerkers van je klanten. De AVG verplicht tot passende technische en organisatorische maatregelen en geldt ongeacht de omvang van je kantoor. De Autoriteit Persoonsgegevens handhaaft bij een datalek als die maatregelen niet aantoonbaar zijn.

Veelgestelde vragen over NIS2 voor pensioenadvieskantoren

Valt een pensioenadvieskantoor onder NIS2?

Nee. Pensioenadvies staat niet in bijlage 1 of 2 van de Cyberbeveiligingswet. De eisen komen binnen via werkgevers die zelf onder de wet vallen en via pensioenuitvoerders en verzekeraars die hun ketenpartners beoordelen.

Val ik als pensioenadviseur onder DORA?

Pensioenadvies is geen categorie financiële entiteit onder DORA. Voor verzekeringsbemiddelaars kent DORA een uitzondering voor kleine en middelgrote ondernemingen, waar vrijwel elk Nederlands kantoor onder valt. Een vermogensbeheerder valt als beleggingsonderneming wél rechtstreeks onder DORA.

Waarom weegt één adviesopdracht zo zwaar?

Omdat je met complete personeelsbestanden werkt. Eén opdracht levert de geboortedata, salarissen en dienstverbanden van alle medewerkers van een werkgever op.

Wat vraagt een werkgever met een eigen zorgplicht?

Hoe het deelnemersbestand wordt verstuurd, wie erbij kan en wat ermee gebeurt na afloop van de opdracht. Versleutelde uitwisseling en aantoonbaar toegangsbeheer zijn daarop het antwoord.

Welk deel van de ICT van een pensioenadvieskantoor valt buiten de scope van ClickOn?

Buiten scope vallen de advies-, reken- en vergelijkingssoftware en de portalen van pensioenuitvoerders en verzekeraars. Wie daarop inlogt en met welke rechten, beheert ClickOn wel.