NIS2 voor loopbaancoachingsbureaus

Loopbaancoachingsbureaus vallen niet rechtstreeks onder NIS2. De verplichtingen bereiken deze bureaus via werkgevers die het traject betalen en die zelf onder de wet kunnen vallen. ClickOn, managed service provider (MSP) voor het MKB en zelf ISO 27001-gecertificeerd sinds 2021, levert compliant werkplekbeheer dat de NIS2-maatregelen standaard ingebouwd heeft.

Vallen loopbaancoachingsbureaus onder NIS2?

Loopbaancoachingsbureaus vallen niet rechtstreeks onder NIS2. Loopbaanbegeleiding staat niet in bijlage 1 of 2 en de meeste bureaus in deze branche zijn klein of werken met zelfstandige coaches. De plicht ontstaat alleen indirect, via de opdrachtgever.

De keten is de route waarlangs NIS2 wel binnenkomt. Opdrachtgevers die zelf onder NIS2 vallen, moeten hun toeleveringsketen beheersen en leggen hun beveiligingseisen daarom contractueel door aan de bedrijven die voor hen werken. Dat gebeurt in deze situaties:

• De deelnemer blijft in dienst: er is geen reorganisatie en geen boventalligheid zoals bij outplacement. Dat iemand twijfelt over zijn functie, zijn leidinggevende of zijn toekomst bij de organisatie, is informatie die zijn positie kan schaden als ze terugkomt bij de werkgever.
• De werkgever betaalt en wil rapportage: over aanwezigheid en voortgang mag worden gerapporteerd, over de inhoud van gesprekken niet. Die grens moet in het dossier en in de rechten zitten, niet in een werkafspraak.
• Publieke en grote werkgevers: gemeenten en instellingen die onder de wet vallen, nemen ook kleine leveranciers mee in hun beoordeling.

Wat de Cyberbeveiligingswet verandert

Wat NIS2-plichtige opdrachtgevers van je eisen

NIS2-plichtige opdrachtgevers eisen van loopbaancoachingsbureaus aantoonbare beveiligingsmaatregelen, meestal als beveiligingsvragenlijst bij een aanbesteding of contractverlenging. De vragen komen telkens op hetzelfde neer:

• Multifactorauthenticatie (MFA) op alle accounts, ook voor uitvoerend personeel.
• Geteste back-ups van projectdata, calculaties en administratie, met een hersteltermijn.
• Tijdige updates en patching van werkplekken, servers en software.
• Toegangsbeheer: wie kan bij tekeningen, contracten en persoonsgegevens en wordt toegang ingetrokken bij uitdiensttreding.
• Incidentafspraken: bij wie meld je een hack of datalek en hoe snel.
• Steeds vaker een certificaat zoals ISO 27001 of in het MKB de NIS2 Supply Chain-certificering, als bewijs dat de maatregelen structureel geborgd zijn.

Een niet-ingevulde vragenlijst is genoeg om een bieding terzijde te laten leggen. Opdrachtgevers lopen zelf boete- en aansprakelijkheidsrisico onder NIS2, met boetes tot 10 miljoen euro of 2 procent van de wereldwijde jaaromzet voor essentiële entiteiten en 7 miljoen euro of 1,4 procent voor belangrijke entiteiten (NIS2-richtlijn, 2022). Dat risico nemen ze niet over van een leverancier die het bewijs niet heeft.

De ICT van een loopbaancoachingsbureau en waar NIS2 die raakt

ClickOn beheert de digitale werkplek: Microsoft 365, de apparaten die eraan hangen en de accounts die erop inloggen. Dat is het deel van je ICT waar de beveiligingsvragenlijst van een opdrachtgever vrijwel volledig over gaat. Het coachdossiersysteem, testplatformen van derden en het beleidswerk vallen erbuiten en dat staat hieronder net zo expliciet.

Wat je gebruikt	Waar de eis op landt	ClickOn
Microsoft 365: mail, agenda en coachdossiers	Gespreksverslagen, testuitslagen en facturatie richting de werkgever lopen hierlangs. Dit is de plek waar de scheiding tussen inhoud en rapportage in de praktijk misgaat.	Beheerd
Laptops en telefoons van coaches	Coaching gebeurt op locatie, online en onderweg, met dossiers op wisselende apparaten.	Beheerd
Accounts van coaches en zelfstandige begeleiders	Bij kleine bureaus wordt makkelijk één mailbox gedeeld, waarin coachverslagen en werkgeversrapportages door elkaar lopen. Dan kan niemand aantonen dat de inhoud van een gesprek de werkgever niet heeft bereikt.	Beheerd
Coachdossier- en planningsysteem	De registratie van trajecten en verslagen. De leverancier beveiligt de applicatie, jij bepaalt wie inlogt en met welke rechten.	Buiten scope, toegang wel beheerd
Test- en assessmentplatformen van derden	Externe omgevingen voor loopbaan- en persoonlijkheidstesten, met eigen inloggegevens en eigen voorwaarden.	Buiten scope

De regel erachter is simpel: alles wat via een Microsoft 365-account bereikbaar is, richt ClickOn in volgens de norm en bewijst het maandelijks. Alles wat een eigen applicatie of installatie is, blijft van jou of van je leverancier, met uitzondering van wie er toegang toe krijgt en vanaf welk apparaat. Dat laatste is in de praktijk de helft van de vragenlijst.

Het ICT-deel van NIS2, aantoonbaar geregeld

Vraagt je opdrachtgever om bewijs? ClickOn richt het ICT-deel van je NIS2-traject in, of beheert je werkplekken met de maatregelen standaard ingebouwd.

Bekijk het NIS2-trajectBekijk werkplekbeheer

NIS2 ook voor andere branches in zakelijke dienstverlening

• NIS2 voor accountantskantoren
• NIS2 voor administratiekantoren
• NIS2 voor advocatenkantoren
• NIS2 voor arbodiensten
• NIS2 voor assurantietussenpersonen
• NIS2 voor auditbureaus
• NIS2 voor bedrijfsadviesbureaus
• NIS2 voor bedrijfsmakelaars
• NIS2 voor belastingadvieskantoren
• NIS2 voor callcenters
• NIS2 voor compliance adviesbureaus
• NIS2 voor deurwaarderskantoren
• NIS2 voor detacheringsbureaus
• NIS2 voor financieel adviseurs
• NIS2 voor hypotheekadviseurs
• NIS2 voor incassobureaus
• NIS2 voor inkoopadviesbureaus
• NIS2 voor interim managementbureaus
• NIS2 voor marktonderzoeksbureaus
• NIS2 voor mediationbureaus
• NIS2 voor notariskantoren
• NIS2 voor octrooibureaus
• NIS2 voor outplacementbureaus
• NIS2 voor pensioenadvieskantoren
• NIS2 voor recruitmentbureaus
• NIS2 voor re integratiebureaus
• NIS2 voor salarisadministratiekantoren
• NIS2 voor subsidieadviesbureaus
• NIS2 voor trainings en opleidingsbureaus
• NIS2 voor uitzendbureaus
• NIS2 voor vermogensbeheerders
• NIS2 voor vertaalbureaus

Andere normen die voor loopbaancoachingsbureaus meespelen

Naast de Cyberbeveiligingswet vragen opdrachtgevers en toezichthouders bij loopbaancoachingsbureaus regelmatig naar de normen hieronder. Ze overlappen met de maatregelen op deze pagina, maar hebben elk een eigen grondslag.

ISO 27001

ISO 27001 is de internationale norm voor informatiebeveiliging en het bewijsstuk dat opdrachtgevers het vaakst uitvragen. De norm toont aan dat maatregelen structureel geborgd zijn in plaats van incidenteel geregeld en overlapt grotendeels met de zorgplicht uit de Cyberbeveiligingswet.

AVG

In je dossiers zitten gespreksverslagen, testuitslagen en persoonlijke overwegingen van deelnemers die bij hun werkgever in dienst blijven. De AVG verplicht tot passende technische en organisatorische maatregelen en geldt ongeacht de omvang van je kantoor. De Autoriteit Persoonsgegevens handhaaft bij een datalek als die maatregelen niet aantoonbaar zijn.

Veelgestelde vragen over NIS2 voor loopbaancoachingsbureaus

Valt een loopbaancoachingsbureau onder NIS2?

Nee. Loopbaanbegeleiding staat niet in bijlage 1 of 2 van de Cyberbeveiligingswet en de meeste bureaus zijn klein. De eisen komen binnen via werkgevers die het traject betalen en zelf onder de wet kunnen vallen.

Wat is het verschil met outplacement?

Bij loopbaancoaching is er geen reorganisatie en geen boventalligheid; de deelnemer blijft gewoon in dienst. Daardoor is de vertrouwelijkheid richting de werkgever hier scherper, want informatie die terugkomt kan de positie van de deelnemer schaden.

Wat mag wel en niet terug naar de betalende werkgever?

Over aanwezigheid en voortgang mag worden gerapporteerd, over de inhoud van de gesprekken niet. Die grens hoort in het dossier en in de rechten te zitten, niet in een werkafspraak.

Wat is bij een klein bureau het knelpunt?

De gedeelde mailbox waarin coachverslagen en werkgeversrapportages door elkaar lopen. Zolang dat zo is, kan niemand aantonen dat de inhoud van een gesprek de werkgever niet heeft bereikt.

Welk deel van de ICT van een loopbaancoachingsbureau valt buiten de scope van ClickOn?

Buiten scope vallen het coachdossier- en planningsysteem en de test- en assessmentplatformen van derden. Wie daarop inlogt en met welke rechten, beheert ClickOn wel.