NIS2 voor notariskantoren

Notariskantoren vallen niet rechtstreeks onder NIS2. Wel beheert een notaris derdengelden en verlijdt hij akten met openbaar geloof en dat maakt het kantoor een doelwit met een hoger rendement dan zijn omvang doet vermoeden. ClickOn, managed service provider (MSP) voor het MKB en zelf ISO 27001-gecertificeerd sinds 2021, levert compliant werkplekbeheer dat de NIS2-maatregelen standaard ingebouwd heeft.

Vallen notariskantoren onder NIS2?

Notariskantoren vallen niet rechtstreeks onder NIS2. Notariële dienstverlening staat niet in bijlage 1 of 2, ongeacht de omvang van het kantoor. De plicht ontstaat alleen indirect, via de opdrachtgever.

De keten is de route waarlangs NIS2 wel binnenkomt. Opdrachtgevers die zelf onder NIS2 vallen, moeten hun toeleveringsketen beheersen en leggen hun beveiligingseisen daarom contractueel door aan de bedrijven die voor hen werken. Dat gebeurt in deze situaties:

• De derdengeldenrekening: koopsommen en aflossingen lopen via het kantoor. Eén gemanipuleerde betaalinstructie in een mailwisseling gaat direct over het vermogen van een cliënt, met hoge bedragen en korte termijnen. Een aanvaller die meeleest in de mail hoeft alleen te wachten tot zo'n instructie langskomt en het rekeningnummer te vervangen; de cliënt controleert zelden bij het kantoor terug.
• De vastgoed- en financieringsketen: makelaars, geldverstrekkers en het Kadaster wisselen stukken met het kantoor uit. Geldverstrekkers beoordelen hun ketenpartners en leggen dat door.
• Publieke en zakelijke opdrachtgevers: gemeenten en instellingen die onder de wet vallen, nemen hun notaris mee in de beoordeling van hun toeleveringsketen.
• De Wwft verplicht tot cliëntenonderzoek met een eigen bewaar- en beveiligingsregime.

Wat de Cyberbeveiligingswet verandert

Wat NIS2-plichtige opdrachtgevers van je eisen

NIS2-plichtige opdrachtgevers eisen van notariskantoren aantoonbare beveiligingsmaatregelen, meestal als beveiligingsvragenlijst bij een aanbesteding of contractverlenging. De vragen komen telkens op hetzelfde neer:

• Multifactorauthenticatie (MFA) op alle accounts, ook voor uitvoerend personeel.
• Geteste back-ups van projectdata, calculaties en administratie, met een hersteltermijn.
• Tijdige updates en patching van werkplekken, servers en software.
• Toegangsbeheer: wie kan bij tekeningen, contracten en persoonsgegevens en wordt toegang ingetrokken bij uitdiensttreding.
• Incidentafspraken: bij wie meld je een hack of datalek en hoe snel.
• Steeds vaker een certificaat zoals ISO 27001 of in het MKB de NIS2 Supply Chain-certificering, als bewijs dat de maatregelen structureel geborgd zijn.

Een niet-ingevulde vragenlijst is genoeg om een bieding terzijde te laten leggen. Opdrachtgevers lopen zelf boete- en aansprakelijkheidsrisico onder NIS2, met boetes tot 10 miljoen euro of 2 procent van de wereldwijde jaaromzet voor essentiële entiteiten en 7 miljoen euro of 1,4 procent voor belangrijke entiteiten (NIS2-richtlijn, 2022). Dat risico nemen ze niet over van een leverancier die het bewijs niet heeft.

De ICT van een notariskantoor en waar NIS2 die raakt

ClickOn beheert de digitale werkplek: Microsoft 365, de apparaten die eraan hangen en de accounts die erop inloggen. Dat is het deel van je ICT waar de beveiligingsvragenlijst van een opdrachtgever vrijwel volledig over gaat. Het aktesysteem, de ketenportalen en het beleidswerk vallen erbuiten en dat staat hieronder net zo expliciet.

Wat je gebruikt	Waar de eis op landt	ClickOn
Microsoft 365: mail, dossiers en cliëntcommunicatie	Betaalinstructies, concept-akten en volmachten lopen per mail. Dit is de plek waar de klassieke overdrachtsfraude begint.	Beheerd
Laptops en telefoons van notarissen en kandidaat-notarissen	Dossiers gaan mee naar besprekingen en naar huis.	Beheerd
Accounts van notarissen, kandidaten, secretariaat en waarnemers	Wie bij de derdengeldenadministratie mag, moet gescheiden zijn van wie het dossier voorbereidt. Die functiescheiding hoort in de rechten en rollen van de accounts te zitten, niet in een werkafspraak.	Beheerd
Akte- en dossiersysteem	De kernregistratie van akten, dossiers en repertorium. De leverancier beveiligt de applicatie, jij bepaalt wie inlogt en met welke rechten.	Buiten scope, toegang wel beheerd
Koppelingen met Kadaster, KNB-voorzieningen en geldverstrekkers	Ketenvoorzieningen met eigen inloggegevens en eigen eisen van de beheerder. Buiten je eigen beheer, wel bereikbaar vanaf jouw werkplek.	Buiten scope, toegang wel beheerd

De regel erachter is simpel: alles wat via een Microsoft 365-account bereikbaar is, richt ClickOn in volgens de norm en bewijst het maandelijks. Alles wat een eigen applicatie of installatie is, blijft van jou of van je leverancier, met uitzondering van wie er toegang toe krijgt en vanaf welk apparaat. Dat laatste is in de praktijk de helft van de vragenlijst.

Het ICT-deel van NIS2, aantoonbaar geregeld

Vraagt je opdrachtgever om bewijs? ClickOn richt het ICT-deel van je NIS2-traject in, of beheert je werkplekken met de maatregelen standaard ingebouwd.

Bekijk het NIS2-trajectBekijk werkplekbeheer

NIS2 ook voor andere branches in zakelijke dienstverlening

• NIS2 voor accountantskantoren
• NIS2 voor administratiekantoren
• NIS2 voor advocatenkantoren
• NIS2 voor arbodiensten
• NIS2 voor assurantietussenpersonen
• NIS2 voor auditbureaus
• NIS2 voor bedrijfsadviesbureaus
• NIS2 voor bedrijfsmakelaars
• NIS2 voor belastingadvieskantoren
• NIS2 voor callcenters
• NIS2 voor compliance adviesbureaus
• NIS2 voor deurwaarderskantoren
• NIS2 voor detacheringsbureaus
• NIS2 voor financieel adviseurs
• NIS2 voor hypotheekadviseurs
• NIS2 voor incassobureaus
• NIS2 voor inkoopadviesbureaus
• NIS2 voor interim managementbureaus
• NIS2 voor loopbaancoachingsbureaus
• NIS2 voor marktonderzoeksbureaus
• NIS2 voor mediationbureaus
• NIS2 voor octrooibureaus
• NIS2 voor outplacementbureaus
• NIS2 voor pensioenadvieskantoren
• NIS2 voor recruitmentbureaus
• NIS2 voor re integratiebureaus
• NIS2 voor salarisadministratiekantoren
• NIS2 voor subsidieadviesbureaus
• NIS2 voor trainings en opleidingsbureaus
• NIS2 voor uitzendbureaus
• NIS2 voor vermogensbeheerders
• NIS2 voor vertaalbureaus

Andere normen die voor notariskantoren meespelen

Naast de Cyberbeveiligingswet vragen opdrachtgevers en toezichthouders bij notariskantoren regelmatig naar de normen hieronder. Ze overlappen met de maatregelen op deze pagina, maar hebben elk een eigen grondslag.

ISO 27001

ISO 27001 is de internationale norm voor informatiebeveiliging en het bewijsstuk dat opdrachtgevers het vaakst uitvragen. De norm toont aan dat maatregelen structureel geborgd zijn in plaats van incidenteel geregeld en overlapt grotendeels met de zorgplicht uit de Cyberbeveiligingswet.

AVG

In je dossiers zitten persoonsgegevens uit koop-, huwelijks-, nalatenschaps- en ondernemingsdossiers. De AVG verplicht tot passende technische en organisatorische maatregelen en geldt ongeacht de omvang van je kantoor. De Autoriteit Persoonsgegevens handhaaft bij een datalek als die maatregelen niet aantoonbaar zijn.

Veelgestelde vragen over NIS2 voor notariskantoren

Valt een notariskantoor onder NIS2?

Nee. Notariële dienstverlening staat niet in bijlage 1 of 2 van de Cyberbeveiligingswet. De eisen komen binnen via de vastgoed- en financieringsketen, via publieke en zakelijke opdrachtgevers en via geldverstrekkers die hun ketenpartners beoordelen.

Waarom is de derdengeldenrekening het kernrisico?

Koopsommen en aflossingen lopen via het kantoor. Eén gemanipuleerde betaalinstructie in een mailwisseling gaat direct over het vermogen van een cliënt, met hoge bedragen en korte termijnen.

Hoe ziet die fraude er in de praktijk uit?

Een aanvaller leest mee in de mail, wacht tot een betaalinstructie langskomt en vervangt het rekeningnummer. Technisch simpel, financieel groot en de cliënt controleert zelden bij het kantoor terug.

Wat betekent functiescheiding rond derdengelden concreet?

Wie bij de derdengeldenadministratie mag, hoort gescheiden te zijn van wie het dossier voorbereidt. Die scheiding moet in de rechten en rollen van de accounts zitten, niet in een werkafspraak.

Welk deel van de ICT van een notariskantoor valt buiten de scope van ClickOn?

Buiten scope vallen het akte- en dossiersysteem en de koppelingen met Kadaster, KNB-voorzieningen en geldverstrekkers. Wie daarop inlogt en met welke rechten, beheert ClickOn wel.